こんにちは！5回目の投稿となりました、後輩ディレクターです。
前回投稿した、社内改善記録の続編を書いてみようと思います。その1をご覧になっていない方はこちら…案件進行のスキルをもっと高めたい！後輩ディレクターの社内改善記録 その1
2月から共有会議の運用を初めて早2ヶ月。会議も定着しはじめ、ディレクターに必要な情報共有の場が持てるようになってきました。実施した会議を振り返りながら、会議の目的が果たせているかをまとめてみたいと思います。
共有会議の目的
【ナレッジ共有⇒個々の進行能力のスキルアップ⇒業績向上、顧客満足度の向上】
それぞれの考えを汲み取りながら…
会議を開始した当初は、思うように会議を実施出来ませんでした。
前回も触れましたが、ブリッジのディレクターはスポットチームと運用チームに分かれていて、役割分担をしながら日々お仕事しています。そのため「共有会議は一緒にすべきなのか？」「それよりも業務を優先させたい」という意見もあり、参加者が少ない会もありました。
それでも、スポットチームと運用チームといった垣根なく、個人で培った知識や意見を共有しチーム全体の力を底上げすることが目的だということを伝え、少しずつ回数を重ねてきました。
こんな内容の会議をやってみました！
・週に1度、30分の会議を実施
・議題は発表者が事前に提示し、参加者の考える時間を設ける
・終了後に参加者はフィードバックを提出
- 本アップレビュー
- 要件定義書について
- (1)本アップ後のセキュリティ管理 (2)社内ツールの課題
- 案件の進行方法について
- 個人の案件整理！みんなで考えよう！
- セミナー共有会～先輩になる前に知っておきたいビジネステクニック～
- 抑えておきたいMETAタグ講座
- みんなの得意・不得意を洗い出そう！
- スパルタ塾！サーバ基本の「き」
1:本アップレビュー
直近で担当した案件の概要と、本アップまでの流れを説明し、個人がどのようなことを意識して進行しているか、また進行途中に気づいた点や課題などを共有。
◯ 感想 ◯
- 普段はあまり見れない、個人個人の準備方法や、お客様とのやりとりの流れが共有でき、刺激になった。
- 発表者の対応方法を知るだけでなく、発表者も課題に対する解決策などアドバイスを得ることができた。
2:要件定義書について
開発案件（システムが複雑なサイト）が得意なディレクターが、要件定義書の作成方法や注意点を共有。
◯ 感想 ◯
- 実案件の資料を見ながら話を聞け、作成のイメージがついた。
- もっと細かい資料（課題管理表、テスト設計書など）も共有、レクチャーしてほしい。
第二弾、第三弾と会議テーマの要望が出たので、良い流れができてきました。
3:(1)本アップ後のセキュリティ管理 (2)社内ツールの課題
(1)本アップ後のセキュリティ管理についての運用ルールについて意見交換
(2)煩雑になりがちな社内ツールの課題の洗い出し（今後の改善案の材料とすることが目的）
◯ 感想 ◯
- (1)…フローは出来たが、各々で管理せず一元化して運用できるかは引き続き課題が残る。
- (2)…初めは使いづらいと感じていたことも、慣れてしまいなかなか課題がでない
目標とする成果が得られなかったので、今後も時間をかけて取り組む必要がある。また、30分という時間内では、1議題が限界であることがわかった。
4:案件の進行方法について
新規サイト作成の経験が浅いスタッフが発表者となり、案件進行の注意事項やアイデアをもらう。
◯ 感想 ◯
- 発表者にとっては、限られた時間の中で必要な項目を聞き出す練習にもなった。
- 「共有会」とは別に「進捗会」を行っており、そちらで行っても良かったのでは。
持ち回りで発表者を担当する中で、会議の目的を再確認するきっかけとなった。
5:個人の案件整理！みんなで考えよう！
毎日遅くまで残りがちなスタッフを救出すべく、改善できる業務方法、分担できる業務を話し合う。
◯ 感想 ◯
- 自分が担当している業務が漠然としていると、まわりもサポートしづらいと感じた。
- テーマが漠然とすると、成果も漠然としてしまうことを実感。
タイトルで何が成果となるかイメージできるよう会議を設定する必要性があると感じた。
6:セミナー共有会～先輩になる前に知っておきたいビジネステクニック～
新入社員のスタッフが、新しく後輩を迎える前に参加したセミナーの内容を共有。
◯ 感想 ◯
- セミナーに参加する前に目標を決め、積極的に取り組む姿勢に刺激を受けた。
- 発表者として事前にかなり準備を行っていたため、スムーズな会となった。
7:抑えておきたいMETAタグ講座
SEOを得意とするスタッフから、metaタグ、OGPタグなどの基本知識を共有。
◯ 感想 ◯
- なんとなくで見ていたタグもひとつひとつ掘り下げていくと、どのように設定したらいいかがわかった。
- 早速、今担当している案件を見返してみます。
8:みんなの得意・不得意を洗い出そう！
個人の得意・不得意、好き・苦手を共有し、苦手なところは得意な人の方法をもっとパクって、全体的に能力を底上げしていこう！という会。
ディレクターの進行フロー表を元に、スケジュール作成は好き、デザインチェックはちょっと苦手…といった具合に個人の感じ方を洗い出し、会議で発表。
◯ 感想 ◯
- 他の人からみた自分の得意分野の意見を聞くことが出来て新鮮だった。
- あまり好き嫌いを表に出さないスタッフの好みが知れたことがうれしかった。
今後も定期的に行い、得意なところはもっと自信をもって強みにしていけるよう会議を活かしていきたいと思います。
9:スパルタ塾！サーバ基本の「き」
サーバ周りの知識を再度整理すべく、技術部長にレクチャーを依頼。
◯ 感想 ◯
- 経験が浅い分、事前知識が整理されて少し安心できた。
- いつも分かる人に聞くだけだったが、自分でも判断できるようになっていきたい。
初めて、部外のスタッフに参加を依頼し、私達が共通して苦手意識を持ってしまっていた分野の克服に取り組みました。
まとめ
上手く行った会ばかりではありませんでしたが、各会ごとにフィードバックを行い、少しずつ精度が上がってきたのでは、と実感しています。
他の部署からも「参加したい！」という声をもらったり「講義しようか？」と提案いただいたりと少しずつ社内に広まりつつもあります。
目標達成にはまだ時間がかかりますが、これからも引き続きがんばります！
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